Eine Warteliste ist nur so gut wie die Antwort auf die Frage: „Warum hat der vor mir den Platz bekommen?" Wer darauf keine Antwort hat, bekommt Ärger auf der Mitgliederversammlung oder am Telefon. Dieser Ratgeber zeigt, wie eine Warteliste aufgebaut ist, die diese Frage jederzeit beantwortet.

Was in einen Eintrag gehört

Ein Eintrag auf der Warteliste ist mehr als ein Name mit Telefonnummer. Mindestens brauchst du:

  • Kontaktdaten, am besten schon als Kundendatensatz. Wer später einen Platz bekommt, bekommt auch eine Rechnung.
  • Bootsmaße: Länge, Breite und Tiefgang. Ohne Maße kannst du nicht sagen, ob ein frei gewordener Platz überhaupt passt.
  • Datum der Anfrage. Das ist die Grundlage für die Reihenfolge.
  • Art des Wunsches: Wasserliegeplatz oder Winterlager. Beides gehört auf getrennte Listen.
  • Vorrang, falls dein Hafen einen kennt. Viele Vereine bevorzugen Mitglieder, Kommunen ihre Einwohner.

Die Reihenfolge: Vorrang zuerst, dann Datum

Die einfachste faire Regel hat zwei Stufen. Erst zählt der Vorrang, dann das Anfragedatum. Ein Mitglied, das gestern angefragt hat, steht vor einem Externen, der seit zwei Jahren wartet. Innerhalb der Mitglieder entscheidet das Datum.

Wichtig ist, dass die Regel aufgeschrieben ist und für alle gilt. Eine Warteliste mit Ausnahmen ist keine Warteliste. Wer als Vorstand einmal „für den Neffen vom Hafenwart" eine Ausnahme gemacht hat, muss sie beim nächsten Mal wieder erklären.

Der passende Platz, nicht der nächste Platz

Wird ein Platz frei, ist die Frage nicht „Wer ist der Erste auf der Liste?", sondern „Wer ist der Erste auf der Liste, dessen Boot auf diesen Platz passt?" Ein 3,20 Meter breites Boot passt nicht auf einen 3-Meter-Platz, egal wie lange der Eigner wartet.

In der Praxis heißt das: Du gehst die Liste von oben nach unten durch und nimmst den ersten Eintrag, dessen Maße passen. Der Rest rückt nicht nach hinten, er bleibt auf seiner Position und wartet auf den nächsten passenden Platz.

Wenn dein Hafen die Maße der Plätze nicht kennt, kannst du diese Prüfung nicht machen. Dann lohnt es sich, einmal mit dem Zollstock über die Stege zu gehen und die Breite jedes Platzes zu erfassen.

Das Angebot: schriftlich und mit Frist

Ein Anruf „Wir hätten was für dich" ist nett, aber nicht nachvollziehbar. Besser ist ein Angebot per E-Mail: welcher Platz, welche Maße, welcher Preis, bis wann die Antwort kommen muss. Zwei Wochen sind eine übliche Frist.

Die Frist ist entscheidend. Ohne Frist hängt der Platz in der Luft, während der Nächste auf der Liste wartet. Mit Frist weißt du am Tag 15, dass du weitermachen kannst.

Absagen, Verfall, Karteileichen

Drei Fälle, die jede Warteliste kennt:

  1. Absage: Der Interessent will den Platz nicht, weil er ihm zu klein, zu weit hinten oder zu teuer ist. Faire Regel: Er bleibt auf der Liste, rutscht aber ans Ende. Wer zweimal absagt, wird gestrichen. Sonst blockieren Wunschkandidaten die Liste für alle anderen.
  2. Verfall: Keine Antwort in der Frist. Zählt wie eine Absage.
  3. Karteileichen: Anfragen, die drei Jahre alt sind und deren Boot längst verkauft ist. Einmal im Jahr die Liste durchtelefonieren oder eine Bestätigungsmail schicken. Wer nicht antwortet, fliegt raus.

Wartegebühr ja oder nein?

Manche Häfen nehmen eine kleine Gebühr für den Eintrag auf die Warteliste. Das hält die Liste sauber, weil nur einträgt, wer es ernst meint. Andere finden das unfreundlich. Beides ist in Ordnung, wenn es in der Hafenordnung steht. Wenn du eine Gebühr nimmst, gehört dafür eine Rechnung in die Akte, keine Barzahlung ohne Beleg.

Was du am Ende brauchst

Eine Warteliste, die diese Fragen beantwortet: Wer steht wo und warum? Welche Plätze passen zu wem? Wer hat wann welches Angebot bekommen und was hat er geantwortet? Wenn du das mit einem Ordner und einer Excel-Tabelle hinbekommst, ist das völlig in Ordnung. Ab etwa zwanzig Einträgen und zwei Personen, die daran arbeiten, wird es ohne Programm mühsam.

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