DATEV-Export für Hafenbetreiber: Buchungsstapel statt Belegordner

Fast jeder Steuerberater in Deutschland arbeitet mit DATEV. Wenn deine Rechnungen als DATEV-Buchungsstapel bei ihm ankommen, liest er sie in Minuten ein. Wenn sie als Ordner ankommen, tippt jemand in seiner Kanzlei ab, und das steht auf deiner Honorarrechnung. Dieser Ratgeber erklärt, was ein Buchungsstapel ist und was du einmalig einrichten musst.

Was ein Buchungsstapel ist

Ein DATEV-Buchungsstapel ist eine CSV-Datei in einem festen Format, das DATEV vorgibt. Jede Zeile ist eine Buchung: Betrag, Soll oder Haben, Konto, Gegenkonto, Belegdatum, Belegnummer, Buchungstext. Am Anfang steht eine Kopfzeile mit deiner Beraternummer, Mandantennummer und dem Zeitraum.

Der Steuerberater importiert die Datei in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen. Die Buchungen erscheinen dort, als hätte er sie selbst erfasst. Er prüft, bucht die Bank dagegen, fertig.

Was du vom Steuerberater brauchst

Vier Angaben, die du einmal abfragst und dann nie wieder:

1. Beraternummer: die Nummer der Kanzlei bei DATEV, vier bis sieben Stellen.
2. Mandantennummer: deine Nummer bei der Kanzlei, ein bis fünf Stellen.
3. Kontenrahmen: SKR03 oder SKR04. Vereine und kleine GmbHs sind meist auf SKR03, größere Unternehmen auf SKR04. Der Steuerberater weiß es.
4. Beginn des Wirtschaftsjahres: meist der 1. Januar. Manche Vereine haben ein abweichendes Wirtschaftsjahr, dann steht hier zum Beispiel der 1. Oktober.

Dazu, falls er es anders will als der Standard: die Sachkontenlänge (meist vier Stellen) und die Erlöskonten, auf die deine Umsätze laufen.

Erlöskonten je Steuersatz

Jeder Umsatz landet auf einem Erlöskonto, und das Konto hängt vom Steuersatz ab. Die Standardkonten:

Diese Konten sind bei DATEV sogenannte Automatikkonten: Die Umsatzsteuer wird beim Import automatisch abgespalten, du musst keinen Steuerschlüssel mitliefern. Wenn dein Steuerberater eigene Konten nutzt, etwa 8401 für Liegeplätze und 8402 für Strom, trägst du sie einmal ein.

Debitor je Kunde oder Sammeldebitor

Jede Rechnung geht an einen Kunden, und der Kunde hat in DATEV ein Debitorenkonto. Zwei Wege:

• Sammeldebitor: Alle Kunden laufen auf ein Konto, meist 10000. Einfach, reicht für Vereine, die per Lastschrift einziehen und keine offenen Posten je Mitglied im DATEV führen wollen.
• Debitor je Kunde: Jeder Kunde hat seine eigene Nummer, zum Beispiel 10001 bis 10140. Der Steuerberater sieht dann in DATEV, wer noch nicht bezahlt hat. Mehr Pflegeaufwand, mehr Auswertung.

Praktisch ist, wenn die Debitorennummer am Kundendatensatz steht und leere Felder auf den Sammeldebitor fallen. Dann kannst du klein anfangen und später einzelne Kunden umstellen.

Eine Buchung je Steuersatz und Beleg

Eine Liegeplatzrechnung hat oft Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen: Liegeplatz mit 19 Prozent, ein Buch aus dem Hafenshop mit 7 Prozent. Der Buchungsstapel braucht dann zwei Zeilen für diese Rechnung, eine je Steuersatz, jeweils mit dem Bruttobetrag der Gruppe. Die Summe der Zeilen ist der Rechnungsbetrag. Korrekturrechnungen erscheinen mit umgekehrtem Vorzeichen, also im Haben.

Was sonst in die Buchung gehört

• Belegnummer: deine Rechnungsnummer, damit der Steuerberater bei Rückfragen den Beleg findet.
• Buchungstext: Kundenname und Belegart, zum Beispiel „Kaptein Rechnung".
• Leistungsdatum: das Ende des Leistungszeitraums, wichtig für die Zuordnung zum Wirtschaftsjahr.
• Fälligkeit: für die Offene-Posten-Liste.
• Festschreibung: Buchungen aus festgeschriebenen Rechnungen sind bei DATEV unveränderlich. Das ist gewollt und Teil der GoBD.

Der Ablauf im Jahr

Einmal einrichten, dann pro Quartal oder pro Jahr: Zeitraum wählen, Datei erzeugen, an den Steuerberater mailen. Er meldet sich, wenn ein Konto fehlt oder ein Kunde eine Debitorennummer bekommen soll. Nach dem zweiten Durchlauf ist es Routine.

Voraussetzung ist ein Belegwesen, das Rechnungen festschreibt und lückenlos nummeriert. Aus einer Excel-Tabelle lässt sich kein sauberer Buchungsstapel erzeugen, weil dort jede Zeile nachträglich änderbar ist.