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Hafenverwaltung für Vereine

Für den Kassenwart, der es ehrenamtlich macht.

Ein Hafenverwaltungsprogramm für Segelvereine, Yachtclubs und Motorbootclubs. Mitglieder, Beiträge, Lastschriften, Arbeitsstunden, Liegeplätze und Kran. Was heute in drei Excel-Tabellen und einer Liste am Brett liegt, liegt bei Hafenmeister an einem Ort. Und der nächste Vorstand findet es wieder.

Saison 2026 Musterhafen Nord · Vereinshafen
142Mitglieder mit Liegeplatz
138Rechnungen im Sammellauf
4Mahnungen offen
82 %Arbeitsstunden geleistet
Mitglieder und Beiträge

Ein Mitglied, ein Datensatz.

Jedes Mitglied ist ein Kunde mit Kundennummer. Boot, Liegeplatz, Beitrag und Bankverbindung hängen dran. Nichts steht doppelt.

Abrechnungsprofile statt Formeln

Liegeplatz nach Bootsmaß, Mitgliedsbeitrag, Strompauschale. Du legst pro Mitglied fest, was jedes Jahr fällig ist, mit Saisonzeitraum. Die Menge kommt aus Länge und Breite des Boots.

Ein Sammellauf im Frühjahr

Im März startest du den Lauf für die Saison. Aus 142 Profilen werden 142 Rechnungen, nummeriert, festgeschrieben, als PDF und E-Rechnung. Versand per E-Mail aus derselben Liste.

Sommer und Winter getrennt

Zwei Profile am selben Mitglied, eines für die Saison, eines für den Winter. Der Sammellauf rechnet den Zeitraum aus, auch über den Jahreswechsel.

Mehr zur Abrechnung →
Kim Kaptein Mitglied M-001
Boot Möwe · 12,0 × 3,9 mSteg B · Platz 12
Abrechnungsprofile Saison 01.04. bis 31.10.
Liegeplatz nach Bootsmaß12,0 × 3,9 m1.540,00 €
MitgliedsbeitragJahr180,00 €
StrompauschaleSaison120,00 €
Sammellauf März 20261.840,00 €
SEPA und Mahnung

Einziehen statt hinterhertelefonieren.

Die meisten Mitglieder zahlen per Lastschrift. Der Rest bekommt eine Mahnung. Beides aus derselben Liste, ohne Bankprogramm nebenher.

Mandat am Mitglied

IBAN, Mandatsreferenz und Datum der Unterschrift stehen am Kundendatensatz. Einmal eintragen, jedes Jahr nutzen.

Lastschriftdatei fürs Vereinskonto

Rechnungen markieren, Datei erzeugen, im Online-Banking hochladen. Das Format ist SEPA pain.008, deine Bank kennt es.

Mahnungen aus der Liste

Wer nach Fälligkeit nicht bezahlt hat, steht oben. Mahnung erzeugen, per E-Mail senden, der Beleg merkt sich Datum und Zähler.

Mehr zu SEPA und Mahnwesen →
Sammellauf Saison 2026 138 Rechnungen
Kim Kaptein Möwe · RE-2026-01421.840,00 €bezahlt
Jan Petersen Albatros · RE-2026-01431.615,00 €bezahlt
Anke Rasmus Seeadler · RE-2026-01512.010,00 €offen
Ole Brandt Nordwind · RE-2026-01671.480,00 €gemahnt
Lastschriftdatei erstellt · 131 Mandate 4 offen
Arbeitsstunden

Die Liste am Brett kann weg.

Sollstunden je Mitglied, geleistete Stunden erfassen, am Saisonende den Rest abrechnen. Der Stand ist jederzeit sichtbar, für dich und fürs Mitglied.

Soll je Mitglied

Zehn Stunden für alle, fünf für Rentner, null für Ehrenmitglieder. Das Soll steht am Mitglied und gilt fürs Jahr.

Erfassen am Arbeitstag

Datum, Stunden, was gemacht wurde. Der Hafenwart trägt nach dem Slipptag alle Helfer ein, in einer Minute pro Kopf.

Rest am Saisonende abrechnen

Wer sein Soll nicht erreicht hat, bekommt die fehlenden Stunden als Position auf die Rechnung. Ein Lauf, kein Nachrechnen.

Mehr zur Skipper-App →
Arbeitsstunden 2026 Soll 10 h
MitgliedSollIstRest
Kim KapteinMöwe1012
erfüllt
Jan PetersenAlbatros107,5
2,5 h
Anke RasmusSeeadler55
erfüllt
Ole BrandtNordwind102
8 h
Nicht geleistet zum Saisonende10,5 h · 262,50 €
Rollen im Vorstand

Jeder sieht, was er braucht.

Kassenwart, Hafenwart, Vorsitz: Drei Leute, drei Aufgaben, ein Hafen. Rechte vergibst du pro Bereich, lesen oder bearbeiten.

Kassenwart sieht Belege

Rechnungen, Lastschriften, Mahnungen, DATEV-Export. Liegeplätze nur lesend, damit er weiß, wer welchen Platz hat.

Hafenwart sieht Plätze und Kran

Belegung, Freimeldungen, Krantermine, Warteliste. In der Cloud und in der App am Steg. Belege bleiben außen vor.

Vorlagen für den Wechsel

Rechte einmal als Vorlage speichern. Wählt der Verein einen neuen Kassenwart, bekommt er die Vorlage und ist am ersten Tag arbeitsfähig.

Mehr zur Liegeplatzverwaltung →
Rechte Vorlagen für Mitarbeiter
VorstandKassenwartHafenwart
Belege, SEPA, Mahnung
Liegeplätze und Boote
Krankalender
Warteliste
News und Veranstaltungen
Mitarbeiter und Rechte
bearbeiten nur lesen kein Zugriff

Auf einen Blick

Was der Vereinshafen im Abo bekommt: Hafenverwaltung und Mitgliederverwaltung in einem Programm. Alles in der Cloud, die App für Mitglieder ist enthalten.

Mitglied mit Kundennummer

Jedes Mitglied ist ein Kunde mit Nummer, Boot, Liegeplatz und Bankverbindung an einem Datensatz.

Abrechnungsprofile mit Saison

Liegeplatz nach Bootsmaß, Beitrag, Strompauschale, mit Zeitraum. Mehrere Profile je Mitglied, etwa Sommer und Winter.

Sammellauf

Ein Lauf im Frühjahr erzeugt alle Saisonrechnungen, festgeschrieben, als PDF und E-Rechnung, Versand per E-Mail.

SEPA und Mahnwesen

Mandate am Mitglied, Lastschriftdatei fürs Online-Banking, Mahnungen aus der Rechnungsliste mit Datum und Zähler.

Arbeitsstunden

Sollstunden je Mitglied, Stunden erfassen, Soll und Ist auf einen Blick. Nicht geleistete Stunden am Saisonende abrechnen.

Rollen und Warteliste

Rechte pro Bereich mit Vorlagen für den Vorstand. Warteliste mit Vorrang für Mitglieder vor Einwohnern und Externen.

So läuft das Vereinsjahr

Fünf Schritte, einmal im Jahr.

Nach dem ersten Jahr ist alles angelegt. Ab dann ist es Routine.

Mitglieder und Profile pflegen

Neue Mitglieder anlegen, Boote und Plätze prüfen, Abrechnungsprofile und SEPA-Mandate kontrollieren.

Sammellauf im März

Saison wählen, Lauf starten, Rechnungen prüfen und festschreiben. Versand per E-Mail an alle Mitglieder.

SEPA-Einzug

Lastschriftdatei erzeugen, im Online-Banking einreichen. Wer nicht per Mandat zahlt, überweist und wird bei Verzug gemahnt.

Arbeitsstunden erfassen

Nach jedem Arbeitstag trägt der Hafenwart die Stunden ein. Soll, Ist und Rest stehen je Mitglied in der Liste.

Saisonende abrechnen

Nicht geleistete Stunden werden berechnet, offene Posten geprüft, der Jahresstapel geht per DATEV an den Steuerberater.

Fragen aus dem Vorstand

Vier Fragen, die uns Vereine zuerst stellen.

Ist Hafenmeister ein Hafenverwaltungsprogramm oder eine Vereinssoftware?

Beides in einem Programm. Die Hafenverwaltung deckt Liegeplätze, Boote, Gastlieger, Krantermine und Warteliste ab. Die Vereinsseite deckt Mitglieder, Beiträge, SEPA-Einzug, Mahnungen und Arbeitsstunden ab. Segelvereine, Yachtclubs und Motorbootclubs führen damit ihren Vereinshafen ohne zweites Programm daneben.

Was kostet es für Vereine?

Der Listenpreis gilt pro Liegeplatz und Monat, alles inklusive, auch die App für alle Mitglieder. Vereine bekommen dazu eine Vereinsförderung, einen Nachlass auf den Listenpreis. Er steht im Angebot als eigene Position, damit die Mitgliederversammlung sieht, was der Verein zahlt und was er spart.

Können mehrere Vorstände gleichzeitig arbeiten?

Ja. Jeder Vorstand bekommt einen eigenen Zugang mit eigenen Rechten. Der Kassenwart arbeitet an den Belegen, der Hafenwart am Steg, beide gleichzeitig. Vorlagen machen den Wechsel nach der Wahl einfach.

Müssen Mitglieder die App nutzen?

Nein. Rechnungen kommen per E-Mail, der Kassenwart pflegt alles in der Cloud. Wir empfehlen die App trotzdem: Mitglieder melden ihren Platz frei, fragen Krantermine an und bekommen News per Push. Das spart dir Anrufe.

Ein Preis pro Liegeplatz. Mit Vereinsförderung.

Cloud für den Vorstand, App für die Mitglieder, Betrieb auf eigenen Servern in Deutschland. Entwickelt von Bootseignern, gemeinsam mit Hafenmeistern.

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