Fast jeder Verein mit eigenem Hafen kennt Pflichtstunden: zehn, fünfzehn oder zwanzig Stunden im Jahr für Slippen, Steg reparieren, Rasen mähen, Vereinsheim streichen. Wer sie nicht leistet, zahlt ein Ersatzgeld. Die Idee ist einfach, die Umsetzung ist der Punkt, an dem es hakt.

Schritt 1: Das Soll steht am Mitglied, nicht in der Satzung

Die Satzung sagt „zehn Stunden pro Jahr". In der Praxis gibt es Ausnahmen: Rentner fünf Stunden, Ehrenmitglieder null, Jugendliche null, Ehepaare mit einem Boot nur einmal. Diese Ausnahmen müssen irgendwo stehen, und zwar am einzelnen Mitglied, nicht in einer Fußnote.

Praktische Regel: Jedes Mitglied hat ein Stundensoll, das der Vorstand einmal setzt und das gilt, bis es geändert wird. Das Soll ist eine Zahl, kein Text.

Schritt 2: Erfassen am selben Tag

Der größte Fehler ist, Stunden erst am Saisonende zu sammeln. Dann sitzt der Hafenwart mit zwanzig Zetteln, drei WhatsApp-Verläufen und seinem Gedächtnis da. Besser: Nach jedem Arbeitstag trägt eine Person ein, wer da war, wie lange und was gemacht wurde.

Das dauert eine Minute pro Kopf, wenn die Liste der Mitglieder schon da ist und man nur Datum und Stunden eintragen muss. Es dauert eine Stunde pro Arbeitstag, wenn man jedes Mal eine Excel-Datei öffnet und Namen sucht.

Was in einen Eintrag gehört:

  • Datum
  • Mitglied
  • Stunden (auch halbe)
  • Kurze Tätigkeit: „Slipptag", „Steg C Bohlen getauscht"

Die Tätigkeit ist wichtig, wenn ein Mitglied später sagt: „Ich war doch beim Slippen dabei." Dann steht da, wer beim Slippen dabei war.

Schritt 3: Das Mitglied sieht seinen Stand

Wenn Mitglieder ihren Stand nur einmal im Jahr auf der Rechnung sehen, gibt es Diskussionen. Wenn sie jederzeit sehen können, dass sie bei sieben von zehn Stunden stehen, kommen sie von allein zum nächsten Arbeitstag. Ein Aushang reicht, eine App ist bequemer.

Schritt 4: Am Saisonende abrechnen

Zum Stichtag, meist Oktober oder Dezember, wird gerechnet: Soll minus Ist gleich Rest. Jede fehlende Stunde kostet einen Betrag, den die Mitgliederversammlung beschlossen hat. Üblich sind 15 bis 30 Euro pro Stunde.

Das Ersatzgeld gehört als eigene Position auf die Rechnung des Mitglieds, nicht als Barzahlung beim Kassenwart. Erstens ist es dann nachvollziehbar, zweitens landet es beim Steuerberater an der richtigen Stelle.

Beispiel: Ein Mitglied hat zehn Stunden Soll, 2,5 Stunden geleistet, der Stundensatz ist 25 Euro. Auf der Rechnung steht: „Nicht geleistete Arbeitsstunden 2026: 7,5 h × 25,00 € = 187,50 €."

Typische Fehler

  • Stunden übertragen. Wer 15 Stunden gemacht hat, hat fünf zu viel. Manche Vereine erlauben den Übertrag ins nächste Jahr, andere nicht. Wenn ja, muss es in der Satzung stehen und im System als Startwert eingetragen werden.
  • Stunden zwischen Mitgliedern verschieben. „Mein Sohn hat für mich gearbeitet." Entweder es gilt für alle, oder für niemanden.
  • Ersatzgeld vergessen. Wenn der Kassenwart im Frühjahr die Liegeplatzrechnungen schreibt und die Stunden vom Vorjahr nicht dabei sind, werden sie nie mehr berechnet.
  • Kein Beleg für den Arbeitstag. Ein Foto vom Steg mit Datum hilft, wenn ein Jahr später jemand behauptet, den ganzen Tag da gewesen zu sein.

Wann sich ein Programm lohnt

Bei zwanzig Mitgliedern und einem Hafenwart reicht eine Liste. Bei hundert Mitgliedern, drei Vorständen und einem Kassenwart, der die Stunden am Ende auf die Rechnung bringen muss, ist es besser, wenn Soll, Ist und Rechnung an derselben Stelle liegen. Dann ist die Abrechnung am Saisonende ein Klick und keine Wochenendarbeit.

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