Die SEPA-Lastschrift ist für Häfen und Vereine das bequemste Zahlungsverfahren: Der Kunde unterschreibt einmal, du ziehst jedes Jahr ein. Damit das funktioniert, müssen ein paar Dinge stimmen. Hier ist der Ablauf von der ersten Unterschrift bis zur Rücklastschrift.

Voraussetzung: die Gläubiger-Identifikationsnummer

Bevor du Lastschriften einziehen kannst, brauchst du eine Gläubiger-ID. Die beantragst du einmalig und kostenlos bei der Deutschen Bundesbank über ihre Website. Der Verein als Einziehender braucht sie genauso wie eine Marina GmbH. Ohne diese Nummer nimmt deine Bank keine Lastschriftdatei an.

Das Mandat: einmal unterschreiben

Das SEPA-Lastschriftmandat ist die Erlaubnis des Kunden, von seinem Konto abzubuchen. Es gehört auf Papier oder als unterschriebenes PDF in die Akte und enthält:

  • Name und Anschrift des Zahlers
  • IBAN, bei Auslandskonten auch BIC
  • Deine Gläubiger-ID
  • Eine Mandatsreferenz, die du vergibst, zum Beispiel die Kundennummer
  • Datum und Unterschrift

Die Mandatsreferenz ist wichtig. Sie taucht auf jeder Lastschrift auf und sagt der Bank des Kunden, zu welchem Mandat die Abbuchung gehört. Vergib sie einmal und ändere sie nie.

Praktisch ist, wenn IBAN, Mandatsreferenz und Unterschriftsdatum direkt am Kundendatensatz stehen. Dann musst du beim Einzug nicht in Ordnern suchen.

Die Vorabankündigung

Der Kunde muss vorher wissen, wann du wie viel abbuchst. Das nennt sich Pre-Notification. Die Frist ist standardmäßig 14 Tage vor Fälligkeit, du kannst sie im Mandat auf einen Tag verkürzen. In der Praxis reicht ein Satz auf der Rechnung: „Wir ziehen den Betrag am 15.04.2026 per SEPA-Lastschrift von Ihrem Konto ein. Mandatsreferenz 4711, Gläubiger-ID DE98ZZZ09999999999."

Damit ist die Rechnung gleichzeitig die Ankündigung, und du brauchst kein zweites Schreiben.

Die Lastschriftdatei: pain.008

Für den eigentlichen Einzug erzeugst du eine Datei im Format SEPA pain.008. Das ist XML, das jede Bank in Deutschland kennt. Du lädst sie im Online-Banking hoch, gibst sie frei, fertig. Bei 140 Rechnungen sind das 140 Lastschriften in einer Datei.

Die Datei enthält pro Lastschrift: Betrag, IBAN, Name, Mandatsreferenz, Datum der Unterschrift, Fälligkeit und den Verwendungszweck, meist die Rechnungsnummer. Wenn diese Daten am Kunden stehen, entsteht die Datei aus der Rechnungsliste in einer Minute. Wenn sie in drei Excel-Tabellen stehen, dauert es einen Abend und geht schief, sobald eine IBAN falsch abgetippt ist.

Erst- und Folgelastschrift

Früher musste die erste Lastschrift eines Mandats gesondert gekennzeichnet werden. Seit 2016 ist das in der Praxis nicht mehr nötig, die Bank unterscheidet nicht mehr zwischen Erst- und Folgelastschrift bei den Einreichungsfristen. Ein Tag Vorlauf vor Fälligkeit reicht heute für beide.

Rücklastschriften

Etwa ein bis zwei Prozent der Lastschriften kommen zurück: Konto gelöscht, nicht gedeckt, Kunde widerspricht. Der Kunde kann acht Wochen nach Belastung ohne Angabe von Gründen widersprechen, bei fehlendem Mandat sogar 13 Monate.

Für dich heißt das:

  1. Die Rücklastschrift kostet Gebühren, meist drei bis fünf Euro. Die darfst du dem Kunden weiterberechnen, wenn er sie verschuldet hat.
  2. Die Rechnung ist wieder offen. Sie gehört in die Mahnung, nicht in den Papierkorb.
  3. Wenn die IBAN nicht mehr stimmt, brauchst du kein neues Mandat, nur die neue Kontoverbindung. Vermerke das Datum der Änderung.

Wer kein Mandat gibt

Nicht jeder unterschreibt. Diese Kunden bekommen die Rechnung mit Zahlungsziel zur Überweisung. Sinnvoll ist, das Mandat im Beitrittsformular oder im Liegeplatzvertrag gleich mit abzufragen. Dann sind es am Ende fünf Überweiser statt fünfzig.

Aufbewahrung

Das Mandat musst du aufbewahren, solange du daraus einziehst, und danach noch 14 Monate. Ein Mandat erlischt, wenn 36 Monate lang keine Lastschrift gezogen wurde. Für einen Verein, der jedes Jahr einzieht, ist das kein Problem. Für den Winterlagerkunden, der nur alle vier Jahre kommt, schon.

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