Fragt man Hafenmeister und Kassenwarte, womit sie ihren Hafen verwalten, ist die häufigste Antwort: Excel. Eine Tabelle für die Liegeplätze, eine für die Mitglieder, eine für die Krantermine, ein Word-Serienbrief für die Rechnungen. Das funktioniert oft jahrelang. Dieser Ratgeber beschreibt ehrlich, wo es funktioniert und wo es kippt.

Wo Excel gut ist

  • Kleiner Hafen, eine Person. 30 Plätze, ein Hafenmeister, der alles im Kopf hat und die Tabelle als Gedächtnisstütze führt. Hier ist jedes Programm Overhead.
  • Auswertungen. Wer wissen will, wie sich die Belegung über fünf Jahre entwickelt hat, ist mit einer Tabelle gut bedient. Programme sind darin oft schlechter.
  • Einmalige Listen. Die Helferliste fürs Stegfest, die Bestellung für den Winterlagerbock. Braucht keine Datenbank.

Wo es kippt

1. Rechnungen

Eine Rechnung aus Excel oder Word ist nachträglich änderbar. Das ist das Problem, nicht das Layout. Die GoBD verlangen, dass Rechnungen nach dem Versand unveränderbar und lückenlos nummeriert sind. Eine Tabelle, in der man Zeile 47 löschen kann, erfüllt das nicht. Bei einer Betriebsprüfung ist das der erste Punkt, den der Prüfer anschaut.

Dazu kommt die E-Rechnung: Ab 2027 beziehungsweise 2028 müssen Rechnungen an Unternehmen in einem strukturierten Format ausgestellt werden. Aus Excel geht das nicht.

2. Mehrere Bearbeiter

Sobald zwei Personen an derselben Datei arbeiten, gibt es zwei Versionen. „Liegeplätze_2026_final_v3_KW.xlsx" auf dem Rechner des Hafenwarts und „Liegeplätze_2026_neu.xlsx" beim Kassenwart. Welche stimmt, weiß niemand. Cloud-Speicher lösen das nur teilweise, weil Excel bei gleichzeitigem Bearbeiten Konflikte erzeugt.

3. Der Vorstandswechsel

Der Kassenwart hört nach zwölf Jahren auf. Die Dateien liegen auf seinem privaten Rechner, die Formeln versteht nur er, die Ordnerstruktur hat er sich ausgedacht. Der Nachfolger braucht ein halbes Jahr, um zu verstehen, was wo steht. Das ist der häufigste Grund, warum Vereine auf ein Programm wechseln: nicht die Technik, sondern der Wechsel.

4. Verknüpfungen

Der Kunde steht in der Mitgliederliste, sein Boot in der Bootsliste, sein Platz in der Stegliste, seine Rechnung im Serienbrief. Ändert sich der Platz, muss es an vier Stellen geändert werden. An drei wird es geändert, an einer nicht. Ab da stimmen die Listen nicht mehr überein und niemand weiß, welche recht hat.

5. Skipper haben keinen Zugang

Alle Informationen laufen über das Hafenbüro. Wer wissen will, ob sein Krantermin steht, ruft an. Wer seinen Platz für drei Wochen freimeldet, ruft an. Wer den Aushang zum Stegfest verpasst hat, ruft an. Excel kann Skippern nichts zeigen.

Woran du merkst, dass es Zeit ist

Eine ehrliche Checkliste. Wenn drei Punkte zutreffen, lohnt sich der Wechsel.

  • Du schreibst mehr als 50 Rechnungen im Jahr.
  • Mehr als eine Person pflegt die Daten.
  • In den nächsten zwei Jahren steht ein Wechsel im Vorstand oder im Hafenbüro an.
  • Du hast Firmenkunden, die eine E-Rechnung brauchen.
  • Du hast in den letzten zwölf Monaten einmal einen Platz doppelt vergeben oder einen Krantermin verloren.
  • Der Steuerberater bekommt einen Ordner statt einer Datei.
  • Du beantwortest am Telefon Fragen, die auf einem Aushang stehen.

Was beim Wechsel wichtig ist

  • Daten mitnehmen. Deine Excel-Listen sind wertvoll. Kunden, Boote, Plätze sollten importiert werden, nicht abgetippt.
  • Klein anfangen. Erst Plätze und Kunden, dann Rechnungen, dann Kran. Wer alles an einem Wochenende umstellt, überfordert den Vorstand.
  • Der Übergang dauert eine Saison. Die erste Saison läuft parallel, die zweite nur noch im Programm. Das ist normal.
  • Rechte vergeben. Der Hafenwart muss nicht die Rechnungen sehen, der Kassenwart nicht die Kranliste bearbeiten. Das war in Excel nicht möglich und ist der größte Gewinn beim Umstieg.

Und wenn du bei Excel bleibst

Auch das ist eine Entscheidung. Dann sollten drei Dinge stimmen: Die Dateien liegen an einem Ort, auf den mindestens zwei Vorstände Zugriff haben. Rechnungen werden nach dem Versand als PDF gespeichert und nie mehr angefasst. Und es gibt eine Seite Beschreibung, was in welcher Datei steht, für den Nachfolger.

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