Das Wachstumschancengesetz hat die E-Rechnung in Deutschland zur Pflicht gemacht. Viele Hafenbetreiber und Vereinsvorstände haben davon gehört und sind unsicher, ob es sie betrifft. Die kurze Antwort: Es betrifft dich, sobald du Rechnungen an Unternehmen schreibst. Die lange Antwort steht hier.

Was eine E-Rechnung ist, und was nicht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das ein Programm ohne Umweg lesen kann. In Deutschland sind das die Formate XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (ein PDF mit eingebettetem XML). Beide folgen der europäischen Norm EN 16931.

Ein PDF, das du im Anhang einer E-Mail schickst, ist keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch verschickt wurde. Es ist eine „sonstige Rechnung". Für Privatkunden ist das weiterhin völlig in Ordnung.

Wen es betrifft

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen, also B2B. Das heißt für den Hafen:

  • Rechnung an einen Privatlieger: keine Pflicht. PDF oder Papier bleibt erlaubt.
  • Rechnung an eine Firma: Pflicht. Das betrifft Boote, die auf ein Unternehmen laufen, Charterfirmen, Werften, den Segelmacher, der einen Platz mietet, oder das Restaurant am Hafen, das Strom über dich bezieht.
  • Rechnung von deinem Verein an einen Unternehmer: Ein Verein ist umsatzsteuerlich Unternehmer, sobald er einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb hat. Liegeplätze vermieten fällt in der Regel darunter.
  • Kleinunternehmer sind vom Ausstellen einer E-Rechnung befreit, müssen sie aber empfangen können.

Die Fristen

Ab wann Was gilt
1. Januar 2025 Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Eine E-Mail-Adresse reicht dafür aus.
1. Januar 2027 Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
1. Januar 2028 Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen an Unternehmen ausstellen.

Bis Ende 2027 darfst du also weiter PDF an Firmen schicken, wenn der Empfänger einverstanden ist. Ab 2028 nicht mehr. Wer sein Belegwesen ohnehin umstellt, sollte das nicht auf den letzten Drücker tun.

Was du praktisch brauchst

  1. Eine Kundendatei, die zwischen Privat und Firma unterscheidet. Sonst weißt du im Sammellauf nicht, wer welches Format bekommt.
  2. Ein Programm, das aus derselben Rechnung PDF und E-Rechnung erzeugt. Zwei getrennte Systeme führen zu zwei verschiedenen Rechnungsnummern und damit zu Ärger mit dem Finanzamt.
  3. Eine Rechnungsnummer, die fortlaufend und lückenlos ist. Das galt schon vorher, wird bei E-Rechnungen aber maschinell geprüft.
  4. Ein Postfach zum Empfangen. Deine Lieferanten schicken dir ab 2027 selbst E-Rechnungen. Der Steuerberater kann sie in DATEV einlesen, wenn sie strukturiert sind.

Was sich für den Sammellauf ändert

Wer im März 140 Liegeplatzrechnungen schreibt, sollte nicht 140 Mal entscheiden müssen, welches Format rausgeht. Die Entscheidung gehört an den Kunden: Firma bekommt ZUGFeRD, Privat bekommt PDF. Der Rest läuft dann wie vorher.

Häufige Fragen

Muss ich Privatkunden eine E-Rechnung schicken, wenn sie es wollen? Nein, aber du darfst. ZUGFeRD ist dafür praktisch, weil es ein normales PDF bleibt, das der Kunde öffnen kann.

Gilt das auch für Gastlieger, die bar zahlen? Für Privatpersonen nicht. Für die Firma, die drei Boote für ein Wochenende einbucht, ja, sobald die Ausstellungspflicht greift.

Was passiert, wenn ich es ignoriere? Die Rechnung ist dann formal keine ordnungsgemäße Rechnung. Dein Kunde bekommt Probleme mit dem Vorsteuerabzug und meldet sich bei dir.

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